Готовятся документы соискателя для Ученого совета, опись подписывается у ученого секретаря диссертационного совета. В описи документы соискателя располагаются строго в определенном порядке и нумеруются специальным образом.
Перечень документов, направляемых в Ученый совет:
- Лист описи документов. 1 экземпляр. Считается как один лист.
- Справка о выдаче диплома кандидата наук. 1 экземпляра. Количество листов считается как число листов в справке.
- Протокол заседания счетной комиссии (при тайном голосовании). 1 экземпляр. Считается как 1 лист.
- Личный листок по учету кадров. 1 экземпляр. Считается как 3 листа.
- Заверенная копия диплома о высшем образовании. 1 экземпляр. Считается как 1 лист.
- Удостоверение о сдачи экзаменов кандидатского минимума. 1 экземпляр. Считается как 1 лист.
- Автореферат диссертации. 1 экземпляр. Экземпляр автореферата считается как 1 лист (в скоросшивателе для Ученого совета последний лист автореферата сгибается специальным образом, прокалывается и прикрепляется вместе с остальными документами).
- Отзывы официальных оппонентов, ведущей организации и научного руководителя по одному экземпляру. Количество листов считается как сумма листов во всех отзывах.
- Заключение организации, в которой выполнялась диссертация. 1 экземпляр. Количество листов считается как число листов в заключении.
- Отзывы, поступившие на диссертацию и автореферат. Все отзывы на автореферат, поступившие от разных организаций. Количество листов считает как сумма числа листов во всех отзывах на автореферат.
- Стенограмма заседания диссертационного совета. 1 экземпляр. Вместе с ней же прилагается доклад соискателя. Количество листов считается как сумма листов в стенограмме и докладе соискателя.
- Явочный лист членов совета. 1 экземпляр. Считается как 1 лист.
- Список адресатов, которым направлен автореферат (список рассылки автореферата). 1 экземпляр. Обычно, не более 3 листов.
- Заявление соискателя о приеме диссертации к защите. 1 экземпляр. Считается как 1 лист.
- Выписка из заседания диссертационного совета об утверждении оппонентов и ведущей организации. 1 экземпляр. Считается как 1 лист.
Все вышеперечисленные документы строго в указанном порядке прокалываются и закрепляются в скоросшивателе для Ученого совета.
Дополнительно при подготовке документов соискателя сверху прикрепляются (но в опись не входят):
- Сопроводительное письмо, отданное соискателю в РГБ (или ММА).
- Экземпляр ИКД, отданный соискателю во ВНТИЦ.
- Запечатанный и подписанный ученым секретарем диссертационного совета конверт с бюллетенями для голосования. Конверт прокалывается таким образом, чтобы не повредить сами бюллетени.
Обе папки (скоросшиватели) вместе с собранными документами сдаются соискателем в Ученый совет. После этого Ученый совет направляет документы соискателя в ВАК, который в случае если все документы в порядке, присылает почтовые открытки в Ученый совет и соискателю о приеме документов. Далее после того, как дело будет рассмотрено и решение диссертационного совета будет утверждено, ВАК присылает почтовые открытки в Ученый совет и соискателю об утверждении решения.
Далее ВАК готовит диплом кандидата наук и присылает его в Ученый совет.