В Ученом совете диссертация регистрируется, на ИКД и сопроводительных письмах для РГБ (или ММА) и ВНТИЦ указывается регистрационный номер, после чего сопроводительные письма соискатель должен подписать у ученого секретаря Ученого совета. Все экземпляры ИКД соискатель должен подписать у председателя (или заместителя) диссертационного совета, руководителя (заместителя по научно работе) организации, в Ученый совет которой была сдана диссертация, и заверить печатью организации.
Переплетенный экземпляр диссертации, один экземпляр автореферата, один экземпляр ИКД и сопроводительное письмо отвозится РГБ (или ММА), также требуется некоторая небольшая сумма денег, которую соискатель может уточнить в Ученом совете. В РГБ (или ММА) забирают диссертацию, автореферат и ИКД, а на сопроводительном письме ставят печать и его возвращают соискателю, также выдают квиток о том, что диссертация принята. Письмо вместе с квитком соискатель сдает в Ученый совет.
Экземпляр диссертации, который не переплетался (просто в виде пачки листов), один экземпляр автореферата, два экземпляра ИКД и сопроводительное письмо отвозится во ВНТИЦ, также требуется паспорт для прохода внутрь здания ВНТИЦ и некоторая небольшая сумма денег, которую соискатель может уточнить в Ученом совете. Во ВНТИЦ забирают диссертацию, автореферат, один экземпляр ИКД, а второй экземпляр ИКД заполняют необходимыми данными и возвращают соискателю – его соискатель сдает в Ученый совет. Соискатель готовит сопроводительное письмо для ВАК, в нем указываются даты сдачи диссертации в РГБ (или ММА) и во ВНТИЦ. Сопроводительное письмо подписывается председателем диссертационного совета и заверяется печатью организации.
Соискатель совместно с научным руководителем обсуждает и готовит окончательный вариант проекта заключения диссертационного совета с учетом изменений, внесенных при его обсуждении на защите диссертации.