Проведение заседания ученого совета при защите диссертации осуществляется под руководством председателя совета или, в случае его отсутствия, – заместителя председателя совета.
Председатель (заместитель председателя) диссертационного совета не может выполнять обязанности председательствующего на заседании совета в случае защиты диссертации соискателя, у которого он является научным руководителем или консультантом. Если председатель совета и его заместитель не могут выполнять указанные обязанности, председательствующим на данное заседание совета назначается член совета – штатный сотрудник организации, при которой функционирует совет. Назначение его оформляется приказом руководителя организации.
При отсутствии ученого секретаря диссертационного совета выполнение его обязанностей может быть возложено на одного из членов совета приказом руководителя организации с указанием сроков (не более двух месяцев).
В случаях одновременного отсутствия председателя, заместителя председателя и ученого секретаря заседание диссертационного совета проводиться не может.
На защите обязательно должен присутствовать, как минимум, один официальный оппонент, при этом отзыв отсутствующего оппонента зачитывается полностью ученым секретарем диссертационного совета. При отсутствии обоих оппонентов защита проводиться не может.
Заседание диссертационного совета при рассмотрении кандидатских диссертаций считается правомочным, если присутствует более двух третей членов совета – для кандидатских советов, или более половины членов совета – для докторских советов.
Непосредственно перед началом защиты члены совета расписываются в явочном листе, получают раздаточный материал и проект заключения.